Welche Aufgaben haben Office Manager/-innen?

Office Manager/-innen haben den Überblick

Egal, ob es sich um einen kleinen Handwerksbetrieb oder das Büro eines Ministers handelt: Office Manager/-innen erledigen einen Großteil der administrativen Aufgaben. Auf ihre Zuarbeit verlassen sich nicht nur die Chefin oder der Chef, sondern auch alle anderen Kollegen im Unternehmen. Das kann ganz einfach die Frage nach einer neuen Druckerpatrone sein oder die Bitte, sich um das Catering für ein bevorstehendes Event zu kümmern.

Das bedeutet, Office Manager/-innen haben den Überblick im Unternehmen - von technischen über organisatorische bis hin zu Personalfragen. Sie koordinieren nicht nur die Termine für ihre Vorgesetzten, sondern sie haben auch die Wiedervorlage von Aufgaben im Blick. Eine schnelle Auffassungsgabe und Teamfähigkeit sind dafür unentbehrlich.

Stimme und Gesicht des Unternehmens

Office Manager/-innen sind aber nicht nur die Schnittstelle zwischen Leitung, Führungskräften und Kollegen. Sie sind auch Stimme und Gesicht des Unternehmens nach außen: Bei Anrufen gehen sie zuerst ans Telefon, geben Auskunft und verbinden weiter. Kommen Besucher ins Haus, nehmen sie die Gäste in Empfang und kümmern sich um sie. Weil der erste Eindruck bei Besuchern besonders zählt, müssen Officemanager/innen aufmerksam, freundlich und kommunikativ sein.

Zu den Aufgaben im Office Management gehören im Überblick:

• Koordination von Terminen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Bearbeitung des Posteingangs (E-Mails, Briefe)
• Ab- und Wiedervorlage von Unterlagen (Informationsmanagement)
• Verwaltung und Bestellung von Büromaterial
• Organisation von Events
• Betreuung von Besuchern
• Telefon-Service
• Erstellung der Reisekostenabrechnung
• vorbereitende Buchhaltung

Die Weiterbildung kann auch um die Schwerpunkte vorbereitende Buchhaltung oder Business-Englisch erweitert werden. Die Bestandteile sind individuell zusammenstellbar. Zudem besteht die Möglichkeit, ein anschließendes Praktikum zu absolvieren. Nach erfolgreicher Weiterbildung erhalten Sie eine Teilnahmebescheinigung und ein Zertifikat.

Modulare Weiterbildung für Ihren Erfolg

Damit Office Manager/-innen all diese Aufgaben bewältigen können, müssen sie nicht nur schnell und zuverlässig arbeiten. Sie benötigen auch entsprechendes fachliches Know-how. Dieses Handwerkszeug erlernen sie in der 5- bis 9-monatigen Weiterbildung zur/m Office Manager/-in an der DUT Wirtschaftsfachschule.

Dazu gehören:

• Umgang mit Microsoft Office Programmen,
  (Schulung in Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Büroorganisation und Tastschreiben
• fachgerechtes Formulieren von Geschäftsbriefen,
• Grundlagen der Bürokommunikation
• Projektmanagement und Teamorganisation

Ihre finanzielle Förderung

Übrigens: Wir sind ein nach AZAV zugelassener Bildungsträger. Daher können die Kosten für Ihre Umschulung zu 100% durch die Agentur für Arbeit, das Jobcenter, die Rentenversicherung, die Berufsgenossenschaft oder den Berufsförderungsdienst übernommen werden. Ihre Teilnahme als Selbstzahler/-in ist natürlich ebenfalls möglich.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann vereinbaren Sie gerne Ihren persönlichen, unverbindlichen Beratungstermin unter der Tel: 030 8822200. Wir freuen uns über Ihren Anruf.