Berufsbilder vorgestellt: Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement

"Die Aufgaben in diesem Beruf sind vielfältiger und anspruchsvoller geworden."

Im Gespräch mit Anna Rakicki, Bürokauffrau und Mitarbeiterin im Pflegewohnhaus am Waldkrankenhaus Berlin-Spandau

DUT: Wie lange sind Sie schon im Büromanagement tätig? Welche Aufgaben erledigen Sie an einem typischen Arbeitstag und was müssen Sie dafür können?

Frau Rakicki.: Hier im Unternehmen bin ich nun das 5. Jahr tätig und inzwischen hauptverantwortlich für den Sekretariatsbetrieb. Im Berufsalltag sitze ich natürlich viel am PC und ich telefoniere – seehr viel! Also kommunikationsstark muss man schon sein, wenn man hier arbeiten möchte (lacht). Neben guter Gesprächsführung ist es sehr wichtig, die Office-Programme einwandfrei zu beherrschen, also Word, Excel, Outlook usw. Ich muss den kompletten Schriftverkehr - postalisch als auch elektronisch - bearbeiten, dazu kommt Terminorganisation und -verwaltung, Kalkulation von Angeboten, Recherche, Statistik und Erfolgsmessung sowie die Dokumentation und Ablage.

DUT: Was lieben Sie an Ihrem Job - und was ist auch mal ganz schön langweilig oder kann auf die Nerven gehen?

Frau Rakicki: Ich liebe an meinem Berufsalltag, dass ich relativ selbstständig arbeiten kann und dabei viel mitgestalte und steuere. Besonders in der Kommunikation mit den Kunden - beim Informieren und Auskunft geben am Telefon bekomme ich sehr viel von den einzelnen Menschen, ihren Sorgen und Wünschen mit. Das macht meine Tätigkeit abwechslungsreich und interessant. Gleichzeitig kann genau das auch ganz schön nervtötend sein, die Kehrseite der Medaille gewissermaßen. Z.B. wenn Kunden im Gespräch einfach kein Ende finden und nicht zufrieden zu stellen sind. Langweiliges gibt es im Büro natürlich auch zu erledigen - ich würde sagen, es sind die Dinge, die Geduld und Ausdauer benötigen, aber langfristig die Arbeit erleichtern: z.B. Dokumente korrekt ablegen, Ordnungssysteme überarbeiten, aufräumen. Naja, da fällt mir schon einiges ein...

DUT: Was würden Sie Berufseinsteigern und -einsteigerinnen raten? Worauf sollten sie bei der Wahl ihres Praktikum- oder späteren Arbeitgebers achten?

Frau K.S.: Das kommt auf jeden Fall darauf an, was man für ein Typ ist  und welche Seiten des Berufes man schwerpunktmäßig ausfüllen will. Bevor Ihre Absolventen Bewerbungen rausschicken, würde ich ihnen raten, sich genau zu überlegen, in welcher Branche und Unternehmensgröße sie am liebsten arbeiten möchten. Soll es lieber ein kleiner Handwerksbetrieb sein, in dem sie das Büro komplett eigenständig managen, oder fühlen sie sich in einer größeren Abteilung mit mehr Arbeitsteilung - aber oft auch weniger Gestaltungsspielraum - wohler? Auch sollte das Thema, also das Produkt oder die Dienstleistung, die das Unternehmen verkauft, etwas sein, hinter dem sie stehen können und das sie im besten Fall sogar begeistert. Wie bei mir unser Sortiment an Nahrungsergänzungsmitteln, das mich von Anfang an absolut überzeugt hat.

DUT: Die neue Generation, die sich auf Jobsuche in Ihrer Branche begibt, heißt nun Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement – Sie selbst haben ja noch Bürokauffrau gelernt. Wie spüren Sie den Wandel des Berufsbildes in Ihrer täglichen Tätigkeit?

Frau Rakicki: Wir haben seit dem letzten Herbst eine Auszubildende in unserer Abteilung, da ist doch einiges an frischem Wind zu merken. Vor allem manche neue Software und Tools, die ich in meiner Ausbildung noch gar nicht kennengelernt habe, sind schon bereichernd und erinnern mich daran, dass auch bei mir bald mal wieder eine Fortbildung fällig ist. Über die Jahre habe ich auch deutlich gemerkt, dass die Aufgaben im Beruf vielfältiger und anspruchsvoller geworden sind. Vor allem der Bereich Kommunikation und Organisation ist heute sehr viel ausdifferenzierter als noch zu Beginn meiner Berufstätigkeit. Einige Aufgaben sind ganz neu hinzugekommen, beispielsweise im Marketing und der Öffentlichkeitsarbeit.

Herzlichen Dank, Frau Rakicki, für das Gespräch.